Struktur surat niaga umumnya terdiri dari beberapa bagian penting yang disusun dengan rapi dan jelas. Berikut adalah struktur umum dari surat niaga:
1. Heading atau Kop Surat:
- Nama perusahaan atau individu pengirim
- Alamat lengkap pengirim
- Nomor telepon, email, dan informasi kontak lainnya
- Tanggal penulisan surat
2. Alamat Tujuan:
- Nama perusahaan atau individu penerima
- Alamat lengkap penerima
- Kota, kode pos, dan negara penerima
3. Salam Pembuka:
- Salam pembuka yang sesuai, seperti “Kepada Yth.” atau “Dear”.
4. Pengenalan:
- Pernyataan pembuka yang menjelaskan tujuan surat
- Nama perusahaan atau individu pengirim dan hubungannya dengan penerima
5. Isi Surat:
- Penjelasan rinci mengenai penawaran, permintaan, atau topik utama surat niaga
- Informasi terkait produk atau layanan yang ditawarkan
- Manfaat atau keunggulan yang ditawarkan
- Syarat dan ketentuan, jika ada
6. Penutup:
- Permohonan tindakan atau respon dari penerima
- Ungkapan terima kasih atas perhatian dan waktu penerima
- Salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya” atau “Salam hangat”
7. Tanda Tangan:
- Nama lengkap pengirim
- Jabatan atau posisi pengirim
- Tanda tangan fisik (jika surat dikirim dalam format cetak)
8. Lampiran (opsional):
- Daftar lampiran, jika ada dokumen terlampir dalam surat
Itulah struktur umum dari surat niaga. Pastikan untuk mempertimbangkan format, tata bahasa, dan kesesuaian dengan tujuan surat saat menyusunnya.