Pengendalian adalah suatu proses yang bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan atau proses berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Menciptakan pengendalian yang efektif membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan terencana.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk menciptakan pengendalian efektif:
1. Menetapkan Tujuan yang Jelas
Langkah pertama dalam menciptakan pengendalian yang efektif adalah menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik untuk kegiatan atau proses yang akan dikendalikan.
Tujuan yang jelas akan memberikan panduan dan acuan yang jelas dalam menentukan ukuran keberhasilan.
2. Identifikasi Kriteria Pengukuran
Setelah menetapkan tujuan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kriteria pengukuran yang relevan dan dapat diukur untuk mengevaluasi pencapaian tujuan.
Kriteria pengukuran ini harus spesifik, terukur, dapat diverifikasi, dan relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan.
3. Penetapan Standar Kinerja
Standar kinerja adalah ukuran atau tingkat yang digunakan untuk menilai apakah pencapaian tujuan telah memenuhi harapan.
Standar kinerja dapat berupa angka, persentase, waktu, atau parameter lain yang sesuai dengan sifat kegiatan atau proses yang dikendalikan. Standar kinerja ini harus realistis, terukur, dan dapat dicapai.
4. Pengumpulan Data dan Informasi
Untuk mengendalikan kegiatan atau proses, diperlukan data dan informasi yang akurat. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui pengukuran, observasi, wawancara, atau sumber informasi lain yang relevan.
Data dan informasi ini akan digunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi pencapaian tujuan dan membandingkannya dengan standar kinerja yang telah ditetapkan.
5. Analisis dan Evaluasi
Setelah pengumpulan data, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis dan evaluasi terhadap hasil yang telah dikumpulkan. Hal ini melibatkan perbandingan antara hasil aktual dengan standar kinerja yang telah ditetapkan.
Analisis dan evaluasi ini membantu dalam mengidentifikasi penyimpangan atau ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki.
6. Tindakan Korektif
Jika terdapat penyimpangan atau ketidaksesuaian antara hasil aktual dengan standar kinerja, langkah selanjutnya adalah melakukan tindakan korektif.
Tindakan korektif ini bertujuan untuk mengatasi penyimpangan dan mengarahkan kegiatan atau proses kembali ke jalur yang sesuai dengan rencana.
Contoh pengendalian yang efektif dapat dilihat dalam konteks manajemen proyek.
Misalnya, dalam sebuah proyek konstruksi, pengendalian yang efektif melibatkan penetapan tujuan proyek yang jelas, identifikasi kriteria pengukuran seperti waktu penyelesaian dan anggaran yang tersedia, penetapan standar kinerja berdasarkan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan, pengumpulan data melalui pelaporan kemajuan proyek, analisis dan evaluasi terhadap kemajuan proyek, dan tindakan korektif jika terdapat penyimpangan dari jadwal atau anggaran yang telah ditetapkan.
Dengan adanya pengendalian yang efektif, proyek dapat dikendalikan dengan baik dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
